Apotin päätöksenteko siirrettävä tietotekniikkajaostolle

Parempaa päätöksentekoa
Apotti on enemmän tietojärjestelmä kuin sotejärjestelmä. Helsingin osalta Apotin päätökset tekee kuitenkin sote-lautakunta tai sen virastopäällikkö:


”Saimme juuri Apotin hanketoimistolta tiedon, että alla mainittu päätöksenteko Apotin välikarsinnasta siirtyy elokuulle. Uusi päätösaika on 11.8. Uusi aikataulu mahdollistaa samanaikaisen päätöksen Helsingissä, HUS:issa, Kauniaisissa ja Vantaalla.”


”Apotti-järjestelmähankinnan kevään neuvottelut on saatu päätökseen ja hankkeen ohjausryhmä (puheenjohtajana apulaiskaupunginjohtaja Laura Räty) on käsitellyt neuvottelujen tuloksen kokouksessaan keskiviikkona 18.6.2014. Ohjausryhmä päätti omalta osaltaan välikarsinnasta, eli siitä mitkä toimittajat valitaan jatkoon. Näille jatkoon valittaville lähetetään syksyn aikana lopullinen tarjouspyyntö. Tämä välikarsintapäätös tulee nyt jokaisen hankintaan osallistuvan tahon päätettäväksi. Helsingissä sosiaali- ja terveyslautakunta on 17.12.2013 (§423) delegoinut päätöksenteon virastopäällikölle.


Juha Jolkkonen tekee päätöksen ensi viikolla vs. virastopäällikkönä. Normaalin ottoharkintamenettelyn mukaisesti päätös tulee lautakunnan puheenjohtajan ottoharkintaan 1.7.2014.”


Poliitikkojen tehtävä ei ole toimia hanketoimistonkaan virkamiesten kumileimasimena, vaan haastaa ja arvioida tehtyjä valintoja. Tämä parantaa hankinnan laatua ja pienentää riskejä.


Sote-lautakunnan tietotekninen pätevyys on heikko. Lisäksi sote-lautakunnan haasteena on hyvin laaja ja monimutkainen tehtäväkenttä. Näistä syistä kohtuullisenkin kokoiset it-asiat jäävät lautakunnassa heikolle käsittelylle – puhumattakaan Apotin kokoisesta megahankkeesta. Vapaaehtoistyönä politiikkaa tekevillä on vain rajallinen määrä tunteja käytettävissä asioihin perehtymiseen. Lisäksi it-asiat ovat monella vahvimman osaamisalueen ulkopuolella.


Kaupungin kannattaisi siirtää Apotin päätöksenteko sote-lautakunnasta asiantuntevammalle elimelle eli tietotekniikkajaostoon. Jaoston, kuten myös lautakuntien, päätökset ovat luonnollisesti kaupunginhallituksen otto-oikeuden alaisia.


Poliitikoille enemmän it-osaamista ja -uskallusta
Poliitikot pelkäävät it-asioiden käsittelyä ja it-projektien ohjaamista, vaikka ne esimerkiksi fyysisen maailman rakennusprojekteja paremmin soveltuvat pätkittäviksi pienempiin osiin. Tällöin riskit ja kustannukset ovat paremmin hallinnassa ja vaatimukset toteutuvat varmemmin.


Poliitikkojen toivoisi näkevän hieman vaivaa ja lukevan edes yhden ohjelmistoja koskevan yleisteoksen, kuten esimerkiksi Ian Sommervillen “Software Engineering” (löytyy esim.) tai muutoin perehtyvän aiheeseen. Yliopistojen kurssit tarjoavat ilmaista ja avointa materiaalia ja opetusta. Kannattaa tutustua esimerkiksi Helsingin Yliopiston Tietojenkäsittelylaitoksen Ohjelmistojärjestelmien erikoistumislinjan kursseihin.


Apotti ei lähtenyt liikkeelle onnellisten tähtien alla
Jälkikäteen viisasteltuna Apotti meni liian suurena hankkeena liian helposti läpi poliittisen päätöksenteon. Tämä kritiikki koskee yhtäläisesti kaikkia puolueita. Valtuuston  Apotista käymä keskustelu kuvaa hyvin muutamien valtuutettujen sinänsä arvokasta yritystä ottaa hanketta haltuun tuoden joitain riskejäkin esiin, mutta osoittaa valtuuston yleisen kyvyttömyyden päättää tämänkokoisesta it-hankkeesta ja suhteuttaa sen eri tasoisia riskejä ja ulottuvuuksia.




Perusteellinen poliittinen seuranta?
Hyvä olisi arvioida kuinka hankkeen seurannan ja ohjauksen nykyiset prosessit toteuttavat valtuuston hyväksymää pontta:

“Hyväksyessään asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankintamenettelyn kaupunginvaltuusto kehottaa sosiaali- ja terveyslautakuntaa selvittämään, miten hankkeen perusteellinen seuranta järjestetään Helsingin sisäisesti.”.

Jo edellä mainituista syistä ei voida puhua laadukkaasta tai perusteellisesta seurannasta.

Kahdella miljoonalla sähköistä toimeentulotukea, kiitos.

Tietotekniikkajaosto kokoontui ja asialistalla oli toimeentulotuen sähköinen asiointijärjestelmä ja jaoston syksyn työsuunnitelma.

Toimeentulotukijärjestelmä on tyypillinen toimittajaloukko, mutta asialle on vähän tehtävissä nykyjärjestelmässä. Toimeentulotuen siirto Kelalle tulee olemaan seuraava merkittävä muutos järjestelmässä, ja toivoa sopii sen tapahtuvan aikataulussa, vaikka myöhästymiseen on kaupungin syytä varautua.

Nostin esiin alunperin Anu Jäppisen huomioimat Sosiaalialan tietoteknologia -hankkeen tulokset (prosessitasianhallintaasiakastietomääritykset), yhteensopivuuden KanSan kanssa ja aidosti edustavien asiakkaiden huomioisen suunnittelussa alusta alkaen.

Tietotekniikkajaoston työsuunnitelmassa toivoin tiedonkulun kehittämistä kahdella tavalla.

Ensinnäkin olisi hyvä tiedottaa jaostoa nykyistä aktiivisemmin merkittävimmistä kaupungissa tapahtuvista it-asioista (uusia järjestelmiä otetaan käyttöön, valitaan, seminaareja, tilaisuuksia, sopimuksia allekirjoitetaan jne.). Tuntuu että monista merkittävistä asioista kuulee aina toista kautta.

Toinen tarvittava tieto on jaostoihin, lautakuntiin, kaupunginghallitukseen ja -valtuustoon tulevat it-asiat jaoston jäsenten tietoon mahdollisuuksien mukaan ennakoivastikin, mutta minimissään silloin kuin esityslistat ilmestyvät julkisuuteen.

Vaikka sähköinen työkalu olisi hieno asia saadaan nämä aikaan myös manuaalisena työnä ja viikottaisena sähköpostina.

Ainiin, lisäksi toivoin tutustumista Forum Viriumin toimintaan.

Fiksusta Kalasatamasta ja vähän myös 300k€ vuodessa maksavasta sopimuksenhallintajärjestelmästä

Maanantain 19.5.2015 tietotekniikkajaoston kokouksessa on kaksi varsinaista asiaa eli tilannekatsaus sopimuksenhallintajärjestelmän hankintaan ja Fiksu Kalasatama -hanke.

Kuten muistamme, ohjelmistohankinnat tapahtuvat pääosin kunkin hallintokunnan omalla päätöksellä ja tässä tapauksessa hankintayksikkö on kaupunginkanslia. Järjestelmäksi on valittu Cloudia Sopimus. Järjestelmän vuosikustannukset tulevat olemaan 300 k€ vuodessa. Hyviä kysymyksiä ovat onko hinta kohtuullinen, tarkalleen minkälaisen järjestelmän tällä saa, mikä on järjestelmän suunniteltu elinkaari ja onko elinkaaressa suunnitteilla merkittäviä integraatioita muihin kaupungin järjestelmiin.

Fiksu Kalasatama -hankkeessa kyse on yhteisen ja avoimen tietotekniikan käytöstä asumisen ja elämisen parantamiseen. Paperi esittää jo muutamia kehitettyjä hankkeita, mutta mielenkiintoisempaa on se kuinka kaupunki kykenee tukemaan sellaisen kaupunki-it-ekosysteemin luomista, jossa annetaan mahdollisimman paljon mahdollisuuksia asukkaita, yhdistyksiä, yrityksiä ja kaupungin hallintoa itseään hyödyntävien sovellusten kehittämiseen ja joissa kaikki ovat toimijoita.

Jatkossa asumiseen ja kaupunkikulttuurin kehittämiseen liittyvät ilmiöt tulevat yhä vahvemmin nojaamaan ja hyötymään tietotekniikasta – jos pohjatyö tehdään hyvin. Minkälaisia mahdollisuuksia tai tarpeita sinulle tulee mieleen? Kerro kommentoimalla!

Virheitä tulee myös jatkossa Helsingin ohjelmistoihin

Helsingin Sanomat uutisoi virheestä Helsingin sähköisessä avustusjärjestelmässä. Kaupunki ei kuitenkaan tule koskaan hankkimaan virheetöntä softaa, koska sellaista ei ole olemassa. Olennaisempaa olisi pohtia millä hinnalla (hankinta, ylläpito, jatkokehitys), laadulla (käytettävyys, tietoturvallisuus, suorituskyky jne.) ja toiminnallisuuksilla kaupunki ohjelmistonsa hankkii. Ohjelmistoja hankittaessa on monia asioita, joista ei kannata maksaa nyt tai myöhemmin ja monia bugeja, joita ei kannata korjata.


Yhden bugisen softan sijaan tulee pohtia kaupungin IT-ekosysteemin kokonaisuutta ja siihen liittyen ohjelmistotuottajiamme laadukkuutta ja tarkoituksenmukaisuutta. Esimerkiksi monasti tuntuu, että kun jokin toimialaan erikoistunut ohjelmistoyritys on saanut jalkansa tietyn viraston ovenväliin ostetaan tältä tutulta toimittajalta räätälöityinä kaikenlaisia mustalaatikkototeutuksia (eli suljetun lähdekoodin toteutuksia, joissa toimittaja omistaa koodin eikä jaa sitä esim. kaupungille.). Eli käytännössä kaupunki maksaa toimittajan uusiin teknologioihin tutustumisen ja ko. ohjelmiston tuotteistamisen kustannukset.


Monet kaupungin hankinnat epäonnistuvat, kuten varavaltuutettu Petra Malin valtuustossa esiin nostama yli 400 000 € maksanut Rakennusvalvontaviraston yritys yhdistää Facta Ahjoon. Toiset, kuten mainittu Ahjo, ovat heikkolaatuisia ja vaativat kaupungin kannalta kalliita korjauksia ja parannuksia. Ohjelmistoja hankittaessa kaupungille aiheuttaa kustannuksia myös puutteellinen elinkaarikustannusten suunnittelu ja syntyvät toimittajaloukut.


Kaupunki on suuri, yleishyödyllinen ja monialainen toimija eivätkä kaupungin perustehtävät muutu yhtä usein kuin monien firmojen. Tästä johtuen kaupungin kannattaisi panostaa enemmän avoimeen lähdekoodiin, avoimiin rajapintoihin ja datan avoimuuteen.


Kaupungin IT-kokonaisuuden pohdinnassa voisivat kaupungin omien virkamiesten lisäksi hyvin olla mukana kolmatta tehtäväänsä toteuttamassa yliopistot tutkimuksen ja seminaarien muodossa.


Tulee muistaa että, tietotekniikkajaoston rooli on neuvoa-antava ja vastuun ohjelmistohankinnoista kantavat edelleen virastot (lautakunnat), hankintakeskus (teknisten palveluiden lautakunta), kaupunginhallitus ja valtuusto. Paljon riippuu siitä kuinka jaoston neuvoja ja ohjeita kuunnellaan ja toteutetaan. Monissa kymmenissä hankkeissa pallo jo pyörii eikä jaosto ennätä niihin paljoakaan puuttumaan, suurimpana esimerkkinä mainittakoon Apotti. Jos nykyisen muotoinen tietotekniikkajaosto olisi ollut olemassa ei Apotti olisi todennäköisesti päässyt valtuustossa läpi näin puutteellisena ja riskialttiina kokonaisuutena.

Ja jos jollekin jäi Hesarin jutusta sellainen kuva, että tietotekniikkajaosto on sellainen elin, joka omin pikku kätösin testaa softia syöttäen kenttiin ääkkösiä, niin se kannattaa unohtaa heti.

Helsingin tietotekniikkajaoston jäseneksi

”…Viimeinen syksy
Byrokraatit virastoihin homehtukoon
teknokraatit näppäryyten sortukoon
aristokraatit nenäänsä venyttäköön
fallokraatit potenssin menettäköön…”
Pelle Miljoona
Helsingin Kaupunki perusti tietotekniikkajaoston ja valitsi minut jäseneksi. Olen innoissani, sillä jaostolla on hyvä mahdollisuus konkreettisesti vaikuttaa kaupungin toimintaan ja palveluiden tehokkuuteen ohjaamalla kohtia parempia it-järjestelmiä. Kokoluokka on suuri. Kaupungilla on n. 100 miljoonan euron it-budjetti (pl. Apotti) ja yli 750 erilaista toimialasovellusta käytössä. Kaupungin järjestelmillä on myös laaja (potentiaalinen) käyttäjäjoukko eli yli 40 000 virkamiestä sekä 600 000 kaupunkilaista. Kaupungin virastoilla on hallussaan myös paljon dataa. Kaikesta tästä meidän helsinkiläisinä tulee ottaa mahdollisimman paljon irti!
Jaoston tulee arvioida nykyistä it-päätöksentekoa kaupungin kokonaisuuden kannalta, kehittää kaupungin it-ekosysteemiä kokonaisuutena ja lisätä avoimen datan, rajapintojen ja lähdekoodin käyttöä.
Kaupunki ei voi enää nykyiseen malliin rahoittaa it-firmojen tuotteistamiskuluja maksamalla suljetusta lähdekoodista. Ostotoiminnasta syntyvät toimittajaloukut takaavat firmoille helpot rahat tuleviksi vuosiksi. Kaupunki ei voi jatkaa nykyistä politiikkaansa ja toimia lypsylehmänä pienelle joukolle hovihankkijoita, jotka toimittavat laaduttomia tai epäonnistuneita järjestelmiä, kuten 400 000 € Facta-Ahjo. Lisäksi kaupungin tulisi muistaa vastuunsa alan kehityksessä, sillä kaupungin laaduton ostaminen vääristää alan kilpailua ja heikentää alan laadun kehitystä Suomessa.
Jaoston tulisi antaa tukea lautakuntien it-päätöksenteolle. Liian usein lautakuntien jäsenet ymmärtävät tai haluavat ymmärtää varsin vähän it-järjestelmien hankinnasta ja elinkaariajattelusta. Seurauksena tuhlataan rahaa, luodaan toimittajaloukkoja, hankitaan laaduttomia järjestelmiä ja aiheutetaan hankaluuksia kaupungin it-ekosysteemille. Ei kuitenkaan ole välttämätöntä luoda kaupunkiin liian keskitettyä it-päätöksentekoa, sillä virastojen pitää tehokkuuden ja laadun vuoksi olla omien järjestelmiensä herroja.
Hankinnat liittyvät usein virastojen toimintamallien kehittämiseen, joka tapahtuu parhaiten askel kerrallaan, aina edellisestä oppien. Hyödyllistä olisi siirtyä iteratiivisiin hankintamalleihin ja uskaltaa kokeilla uusia asioita pienillä, mutta jatkuvilla panostuksilla. Iteratiivinen toimintamalli edellyttää virkamiehiltä halua kokeilla ja valmiutta onnistua tai epäonnistua nopeasti. It-järjestelmien hankintaa tuleekin helpottaa ja lisätä suurten ja kalliiden epäonnistumisten vähentämiseksi.
Ketteryyden karmivana vastaesimerkkinä HUS-hanke Apotti on kokonaisuutena pitkäkestoinen, hintava, vaikutuksiltaan sekä tekijäjoukoltaan hyvin laaja ja toiminnallisuuksiltaan monimutkainen hanke. Hankkeen riskien yhdistelmä on liian suuri etenkin ollakseen nykyiseen tapaan demokraattisen poliittisen ohjauksen ulkopuolella.
Apotilla voi olla ikäviä sivuvaikutuksia nykyisten sosiaali- ja terveyspuolen tietojärjestelmien toiminnalle ja kehitykselle, jollei Apotin aikatauluja, toiminnallisuuksien tarkempia kuvauksia ja tärkeysjärjestystä saada pian luotua. Tätä kuitenkin epäilen huomioiden hankkeen suuret riskit ja epävarmuudet. Huomioitava on, että etenkin sosiaalipuolen toiminnallisuudet ovat helposti lapsipuolen asemassa Helsingin ollessa niiden ainoa tarvitsija. Jaoston tuleekin parhaansa mukaan pienentää hankkeen riskejä ja haittavaikutuksia kaupungille.
Mutta, katsotaan mihin suuntaan jaoston työ lähtee ja kuinka hyvin kaupungin organisaatio osaa ottaa jaostosta parhaan hyödyn irti.

Poliittisen IT-ohjauksen tarpeellisuudesta

Tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa 2012 (s. 45-50) nostetaan esille seudullisen IT-yhteistyön puuttumista ja pohditaan onko kaupungin kolmen erillisen IT-ohjausryhmän malli toimiva. Kaupunginhallitukselle esitettävässä lausunnossa KH selvittää mallin toimivuutta ja yhtyy pohtimaan onkohan tässä nyt jotain hallinnollista päällekkäisyyttä. Samoin yhdytään tarpeeseen seudullisen IT-yhteistyön kehittämisestä.

Virkamiehistö ja poliitikot eivät näe metsää puilta. Toki IT-asioista on hankala puhua, jos ei itse ole lähes alan ammattilainen. Osaamisen puuttuessa takerrutaan niihin oljenkorsiin, jotka itse ymmärretään eli esim. hallintorakenteeseen ja isompien yksiköiden yhteistyön tehokkuuteen.

IT-maailmassa asia on usein päinvastoin: iso ei ole tehokasta ja toimivaa, vaan ongelmat usein halutaan pilkkoa pienempiin osiin niiden ratkaisemiseksi ja toiminnallisen ja taloudellisen riskin pienentämiseksi. Sen jälkeen ne ovat skaalattavissa varsin laajalle käytölle ilman fyysisen maailman rajoitteita eli on sinänsä lähes sama hankkiiko kaupunki ohjelmistonsa yhdessä Espoon, vai Utsjoen, Oslon tai  Madridin kanssa. Maantieteellinen etäisyys on IT:ssä merkityksetön, enemmän painaa hankintaorganisaatioiden samankaltaisuus ja toimiva yhteistyökulttuuri.


Apotti-hanke osoittaa asian käytännössä. Hanke on liian iso onnistuakseen ja vaikka Espoo on samankokoinen naapurikunta samasta maasta saman seudullisen hallintorakenteen alla ei yhteistyö siltikään ole onnistunut organisaatioiden välillä. Kokeillaanko seuraavaksi jotain vähän uudempaa ja toimivampaa yhteistyön mallia tai toisia kumppaneita?


Helsingin Kaupungin suurin haaste IT:n tehokkaassa käytössä on kaupungin oma virastokeskeinen hallintorakenne eli jokainen virasto ja liikelaitos toimii omana hankintayksikkönään ja hankkii esim. omat ohjelmistonsa keskushallinnon tarjotessa keveitä koordinaatio- ja tukipalveluita (Projektipäällikkö- ja hankepäällikköpalvelut, Kokonais- ja IT-arkkitehtipalvelut, Käyttöliittymäkonseptointi, -suunnittelu ja käytettävyystutkimus, Vaatimusmäärittely ja hyväksymistestaus ja Tietoturvallisuuden palvelut) kuorrutuksena päälle.


Seurauksena tästä on hajanainen laatu ohjelmistoja hankittaessa ja monia kaupungin sisäisiä päällekkäisyyksiä, joiden ratkaiseminen olisi oleellisempaa kuin seudullisen yhteistyön virittely.


Virastokeskeisyydestä ei kuitenkaan kannata luopua, sillä toimialat ovat hyvin erilaisia. Tärkeää on varmistaa käytettyjen ohjelmistojen laatu, taloudellisuus ja tarkoituksenmukaisuus. Ilman virastojen autonomiaa on tarkoituksenmukaisuus liian suuressa vaarassa.


Kullakin kolmesta ohjausryhmästä on oma tehtävänsä enkä itse näe suurtakaan päällekkäisyyttä niiden välillä. Eron ymmärtää parhaiten, kun kiinnittää huomiota näissä ryhmissä kokoontuvilta henkilöiltä edellytettyyn toimivaltaan ja pätevyyteen.


Kaupunginjohtajan johtamalla tietotekniikkaohjelman koordinointiryhmällä haetaan kaupunginjohtajilta ja virastojen linjajohdolta käytännön hyväksyntää kaupunkiyhteisiin läpivietäviin ohjelman teemoihin. Ryhmä on myös kanava IT-keskustelulle keskushallinnon ja virastojen johdon välillä.


Rahoitusjohtajan johtaman tietohallinnon hankeohjaus-työryhmässä on on kysymys rahasta ja talousarviokytkennästä. Ryhmässä kokoontuvat virastojen budjetoinnista ja hankejohtamisesta vastaavat henkilöt, jotka usein eivät ole IT-alan ihmisiä.


Tietohallintopalvelujen johtoryhmässä kokoontuvat virastojen tietohallinto- ja tietotekniikkapäälliköt tai niiden vastaavat it-vastuuhenkilöt. Ryhmä ohjaa varsinaista it-tekemistä.


Ennemmin näen sen suuren työmäärän, joka Helsingin kaupungin kokoisessa yhteisössä on IT:n kohdalla edessä. Tai no, on ollut edessä jo 70-luvulta lähtien, mutta parempi myöhään kuin ei milloinkaan. Huomioiden Helsingin kaupungin koon (4,4 MRD EUR ja 40149 työntekijää), rakenteen hajanaisuuden ja toimialojen moninaisuuden tuntuu IT:n ohjauksen rakenne jopa heppoiselta.


Lisäksi rakenne on silmiinpistävän virkamiesvetoinen, vaikka kaupungissa ei mitään suurta tapahdu ilman poliittisten ryhmien yhteistyötä. Onneksi KH:n alaisen IT-jaoston perustaminen antaa välineen IT:n vahvempaan ja laajempaan kehittämiseen hyvässä yhteistyössä lautakuntien, valtuuston ja KH:n päätöksentekijöiden kanssa.