Olisiko vara Apottia kaatanut?

Helsingin Sote- lautakunta päätti kokouksessaan 9.4. tehdä päätöksen joka vie Apotin tarjouspyyntöä eteenpäin. Tässä postauksessa kuvaamme asian etenemistä poliittisessa käsittelyssä ja ilmaisemme vakavaa huolta suunnasta johon hanke etenee.

Mielestämme poliittinen päätös oli turhan hätäinen ja ulkopuolinen selvitys vaatimusmäärittelystä olisi ollut tarpeen päätöksenteon tueksi jo ihan hankkeen riskienhallinnan näkökulmasta. Nyt hanke etenee omalla painollaan ja poliitikkojen mahdollisuudet puuttua siihen ovat taas rajatummat.

Kovin moni poliittinen päätöksentekijä ei vastustanut arviointia sinällään. Enemmän pelättiin hankkeen hidastuvan tai jopa kaatuvan kokonaan. Mielestämme nämä uhkakuvat ovat paitsi vahvasti liioiteltuja myös selkeän poliittisesti motivoituneita. Ne kuitenkin kuvaavat hankkeen ongelmia oivasti: laaja kansalaiskeskustelu hankkeesta julkisuudessa ja sosiaalisessa mediassa nähdään uhkana ja siksi prosessi halutaan vain poliittisen tason läpi mahdollisimman nopeasti.

Missä ollaan nyt?
Kysymystä Apotin aikalisästä on IT-poliittinen ja sitä on syytä tarkastella puolueittain. Vihreät, Vas ja SDP ottivat Apotin tosissaan, kävivät keskustelua vaihtoehdoista, vaikka lopulta epäonnistuivatkin muodostamaan kantaa kysymykseen eli hajosivat äänestyksissä.

Sote-lautakunta paransi hieman aiempaa heikkoa otettaan (mm. päätöksenteon siirtämistä virkamiehille) Apottiin ja uskalsi hankintarenkaasta ja erittäin kovasta painostuksesta huolimatta jättää päätöksen pöydälle 24.3.. Pöytäys antoi tietotekniikkajaostolle aikaa kokoontua ylimääräiseen kokoukseen 7.4..

Tietotekniikkajaosto ei tarjonnut sotelle sen tarvitsemaa ohjausta osittain siitä syystä ettei juridisen näkökulman mukaan kaupunginhallituksen alainen jaosto oikein voi antaa lautakunnille suosituksia päätöksentekoon.

Toinen syy lienee se ettei jaosto välttämättä kokonaisuutena ole aivan tarpeeksi osaava keskustellakseen Apotti-luokan hankkeesta – erityisesti kun aikataulu asiaan paneutumiseen on tiukka. Konsensuspäätöksenteko mielestämme vesitti lausuntoa, mutta olennainen huoli siinä tuli kuitenkin esille:

“Kaupunginhallituksen tietotekniikkajaosto on aikataulun sallimissa puitteissa tutustunut Apotti-hankkeen teknisiin yksityiskohtiin.

Jaoston erityinen huolenaihe on, että hankkeen vaatimusmäärittelyn laadusta ei ole tehty riippumatonta alan asiantuntijoiden teknistä arviota. Jaosto ei ole saanut käyttöönsä hankkeen päivitettyjä riski- ja kustannusanalyysejä arvioinnin pohjaksi.

Lisäksi jaosto haluaa kiinnittää huomiota kaupunginkanslian valmistelemaan tietotekniikkaohjelmaan 2015-2017, joka sisältää monia suosituksia IT-hankintojen suositeltavista menettelyistä, joita ei kaikkia ole hankkeessa huomioitu.”

Tietotekniikkajaoston jäsenistä Lilja Tamminen (vihr.), Jouko Malinen (sdp) ja toinen tämän kirjoittajista eli Mikko Pöri (vas.) toivat esiin Apotin ongelmia kriittisesti ja halusivat teknisen selvityksen tekemistä ennen soten päätöksentekoa, kun taas muut vihreiden edustajat ja muiden puolueiden edustajat eivät katsoneet sitä tarpeelliseksi.

Nämä mielipiteet vaikuttivat suoraan sote-lautakunnan päätökseen 9.4., jossa palautusta ja teknistä selvitystä päätöksenteon pohjaksi esitti Jouko Malinen (sdp) ja kannatti Joonas Leppänen (vas.). Enemmistö vastusti teknisen selvityksen teettämistä eli vastaan äänestivät Maija Anttila (sdp) , Sirpa Asko-Seljavaara (kok.) , Gunvor Brettschneider (RKP), Sami Heistaro (kok.), Rene Hursti (ps), Miikka Merikanto (vas.), Laura Nordström (vihr.), Kimmo Parhiala (kok.), Hannu Tuominen (vihr.), Tuure Tuomas (vihr.).

Hätiköityä ja laadutonta päätöksentekoa
Kummastusta sotessa ja tietotekniikkajaostossa herättivät ne poliitikot, jotka väittivät lukeneensa nämä vatimusmäärittelyn 49 teknistä dokumenttia, niiden 1800 sivua ja kertoivat arvioivansa, että se on riittävän hyvä.

Kyse ei ole mistään lukion äidinkielenainekirjoituksista, jotka voi tarkistaa lukiessaan ja antaa punakynän sauhuta. Kyse on monimutkaisen ja moniulotteisen kokonaisuuden hahmottamisesta noin sadasta erilaisesta näkökulmasta projektinhallinnasta tietoturvaan ja kotihoidon työprosessista toimitussopimuksiin. Perehtymisen ja ymmärryksen puutetta osoittivat myös poliitikkojen itsensä julkaisemat hyvin lyhyet ja laadullisesti heikot huomiolistat.

Julkaistussa vaatimusmäärittelyssä oli myös selviä virheitä ristiinviittauksissa (kts. kuva yllä eräästä dokumentista) eikä näitä ilmeisesti oltu huomattu HUSsin hallituksessa eikä yhdessäkään toisessa kaupungissa. Tästä voisi päätellä ettei kukaan sadoista asiaa käsitelleistä poliitikoista ollut edes lukenut koko vaatimusmäärittelyä.

Tämä ei mielestämme heijastele niin huolellista päätöksenteon tapaa kuin toivoisimme.

Salailu, huono viestintä ja sometyhjiö
Esimerkiksi Apotin hanketoimiston kysymyksiä ja vastauksia dokumentissa vastataan kiirehtimistä poliittisessa päätöksenteossa koskevaan huoleen seuraavasti:

“Hanketta on ollut tekemässä n. 400 sosiaali- ja terveydenhuollon, ICT:n, prosessien, tietoturvan, terveyden- ja sosiaalihuollon hallinnnon jne. ammattilaista HUS:sta, Vantaata, Helsingistä, Kirkkonummelta ja Kauniaisista. Lisäksi on käytetty mm. VTT:tä, Aalto-yliopiston henkilöitä ja tehty läheistä yhteistötä VAKAVA-arkkitehtuuri ohjelman, Kuntaliiton, STM:n, THL:n ja muiden alan toimijoiden kanssa sekä keskusteltu useiden isojen hankkeiden johtajien ja asiantuntijoiden kanssa.” 

Tähän liittyen on pakko tarkemmin kysyä miksi
a) arvioinnin tulokset eivät näy työn laadussa ja
b) mikseivät arvioinnit ole julkisia ja avoimia?

Tämä liittyy laajemminkin koko hankkeelle ominaiseen salailun kulttuuriin, joka ei ole omiaan lisäämään poliittisten päätöksentekijöiden ja kansalaisten luottamusta hankkeeseen. Onkin pakko kysyä: mitä hankkeessa oikein salaillaan?

Hanketoimiston viestintämalli on jakaa tietoa niukasti ja ylhäältä alas. Heillä on twitter-tili, joka ei keskustele eikä virkamiehiä näy keskustelupalstoilla. Ohjenuorana tuntuu olevan, että mitä vähemmän keskustelua hankkeesta niin sen parempi. Erityisesti somemaailmaan tämä osuu huonosti ja Apotti on siellä erityisesti ammattilaisten silmissä epäonnistunut hanke. Pääosin keskustelijat ovat olleet IT-alan ammattilaisia, mutta joukossa on myös sosiaalipuolen ja terveydenhoidon ihmisiä. Toivottavaa olisi näiden ammattiryhmien herääminen keskusteluun.

Julkinen keskustelu

On hyvä, että Apotista halutaan keskustella. Erityisen kunniamaininnan ansaitsevat Aini Myllärin ja Tapio Järvenpään analyyttinen ja asiapitoinen keskustelunherättämiskampanja. Kiinnostaisi kuulla myös heidän mielipiteensä siitä, mitä he oppivat tästä poliittisesta päätöksenteosta ja poliitikkojen tavasta hoitaa isoa IT-projektia.

Suurin osa näkemästämme keskustelusta onkin ollut asiallista ja myös poliitikkojen pitää sietää jonkin verran asiantuntematonta huutelua. Asiattomuudet hoituvat internetin normaaleilla keinoilla eli huomautuksilla, moderoinnilla ja raportoinnilla.

Monella IT-osaajalla tuntuu kuitenkin olevan poliittisen vaikuttamisen keinot ja tieto (myönnettäköön monimutkaisesta) kunnallisesta päätöksenteosta hukassa ja vaikutus poliitikkoihin jää heikoksi sen vuoksi. Pieni opiskelu ja asiaan tutustuminen ei varmasti menisi hukaan. Tämä ei kuitenkaan vähennä esitetyn teknisen kritiikin arvoa tai anna poliitikoille tekosyytä olla oppimatta siitä tai tutustumasta siihen.

Hankkeen ajoitus vaalien päälle
Yksi relevantti kysymys on ajoitus. On erittäin optimistista toivoa asiallista päätöksentekoa samaan aikaan kun suurin osa keskeisistä poliittisista päättäjistä tekee vaalikampanjaa.

Tämä ajoitus – erityisesti kun se tapahtui samaan aikaan kun moni päätöksentekijöistä ryntäilee vaalikentillä ja ennakkoäänestyksen ollessa käynnissä – vaikeutti asian perusteellista käsittelyä. Monilla muilla politiikan aloilla isoja ja vaikeita päätöksiä ei ajoiteta vaalien alle. Toivomme, ettei IT-politiikka jatkossa ole tästä poikkeus.

Hankintarenkaasta johtuva demokratiavaje

“Kunnat (Helsinki, Kauniainen, Kirkkonummi, Vantaa) ja HUS muodostavat hankintarenkaan, jossa yhtenä sopijapuolena on myös KL-Kuntahankinnat Oy”http://www.hel.fi/hki/apotti/fi/Hankinta

Hankintarengas on yksi merkittävä este järkevän päätöksenteon tiellä. Hanketoimisto on suunnannut oman viestintänsä hankintarenkaan poliittisille päättäjille ja ohjausryhmälleen. Tämä on osasyy siihen, miksi Apotti vaikuttaa epäonnistuvalta hankkeelta kaupunkilaisten silmissä ja julkisessa keskustelussa etenkin sosiaalisen media puolella.

Kuntien yhteishankintoihin liittyy demokratiavajetta ja ongelmia. Olemme kirjoittaneet aiheesta jo aiemminkin. Päähaaste on jokaisen kunnan itsenäinen päätöksenteko. Tämä on kuitenkin mielestämme hyvä asia, koska kunnilla on oltava sananvalta omiin hankintoihinsa. Jos kuntien kesken syntyy erimielisyyttä, niin silloin poliitikkojen tulee vain tehdä työnsä ja ratkoa ongelmia. Poliitikkojen laiskuus ei saa olla esteenä laadukkaalle päätöksenteolle. Uskomme kaikkien kuntien haluavan parhaan mahdollisen järjestelmän.

Helsinki ei kuitenkaan voi hankinnoissaan olla muiden kuntien päättäjien vanki. Helsinki maksaa sadat miljoonansa toimivasta järjestelmästä.

Monien kaupunkien päätöselinten ja HUSin hallitutuksen aikataulu herättää kysymyksiä niiden käsittelystä. Tarjouspyyntödokumenteissa oli esimerkiksi selkeitä viittausvirheitä, joita ei ymmärtääksemme oltu ennen Helsinkiä huomioita missään kaupungeissa viittaa mielestämme siihen, ettei välttämättä yksikään päättäjistä ollut ehtinyt perehtyä vaatimusmäärittelyyn mielestämme riittävällä tarkkuudella.

Amerikkalainen lainsäädäntö poikkeaa pohjoismaisesta
Hankintamenettelyssä on vuorotellen suljettu erilaisia toimittajia pois ja jäljellä on vain kahden amerikkalaisen tuotteen edustus. Ne edustavat vähintäänkin osittain vanhentunutta teknologiaa ja ovat kehitetty sikäläiseen lainsäädäntöön ja yhteiskuntaan. Esimerkiksi amerikkalainen käsitys sosiaaliturvasta poikkeaa kuitenkin merkittävästi pohjoismaisesta. Eduskunta jatkaa tasaisesti sotea koskevaa lainsäädäntöään myös sote-uudistuksen jälkeen, jolloin muutoksia soten tietojärjestelmiin samoin tulee tasaisesti. Tarjolla olevia tuotteita kuitenkin kehitetään amerikkalaisten asiakkaiden ehdoilla. Tämä tarkoittaa meille epätyypillisenä asiakkaana ainakin korkeita muutoskustannuksia – jollei järjestelmä suorastaan estä lakien säätämistä.

Olematon hintakilpailu vain kahdella (yhdellä) tuotteella
Hankintakriteereissä painotetaan aivan oikein hintaa korkealle eli se muodostuu yksinään 40% valintaperusteista. Kuitenkin jos tarjokkaista jäljellä on vain kaksi tai kohta mahdollisesti vain yksi toimittaja ei voida olettaa 40% painotuksen toimivan halutulla tavalla ja ohjaavan hankkimaan veronmaksajien kannalta halvinta järjestelmää.

Poliitikot sotkemassa IT-asioita?
Kriittisiä näkemyksiä on esitetty siitä, että asian sotkivat nimenomaan poliitikot ja puoluepolitiikka. Ymmärrämme kuinka asian voi siihen sen enempää perehtymättä nähdä myös näin. Väitämme kuitenkin, että nimenomaan IT-poliitikan, puoluelinjojen ja läpinäkyvyyden puute johtavat huonoon pääätökseen.

Poliitikot keskustelivat asiasta liian vähän ja asialla oli turhan kiire. Puolueilla ei ole kovin tarkkoja linjoja (eikä niitä myöskään voi oletan kovin nopealla aikataululla muodostuvan) miljardiluokan hankkeesta, vaan äänestyspäätökset vähän turhan paljon riippuvat siitä, kuka sattuu olemaan paikalla kokouksessa. Vertailuna mainittakoon, että taloudellisesti ja toiminnallisesti 100 kertaa pienemmistä ja helpommista asioista väännetään puolueiden piirissä kuukausitolkulla. Inhimillistä ehkä, mutta ei hyväksyttävää julkisen päätöksenteon kannalta.

Kokonaisuudessaan päätöksenteon perustelut ovat äänestäjien aliarvioimista ja vaarallista projektin onnistumisen (aikataulu, budjetti) kannalta. Poliitikon pitää ymmärtää milloin tarvitaan lisäselvityksiä ja osata olla päättämättä vaikka siitä seuraisi henkilökohtaisia hankaluuksia. Päätöksenteon laatua ja läpinäkyvyyttä pitää Apotissa tästä parantaa selkeästi.

Jatkaako Apottia vai heittääkö kaikki lelut nurkkaan?
Hanketta pitää jokaisessa tapauksessa jatkaa ja retoriikka, jolla kaikki kritiikki kuitataan hankkeen pysäyttämiseksi on lähinnä retorista. Satojen erityisesti sosiaalipuolen vaatimusten tiputtaminen kuitenkin romuttaa monoliittihankinnan pohjan. Riskien- ja hankehallinnan vuoksi hanke tulisi nyt pilkkoa useampaan paremmin hallittavaan hankkeseen ja ensimmäisenä toteuttaa terveydenhuollon core-tarpeet.

Kalliista ja vanhentuneesta tuoteostamisesta IT-alan kilpailukyvyn tukemiseen
Pilkottuja hankkeita ja toiminnallisuuksia tulisi rakentaa iteratiivisesti ja ketterästi käyttäen myös ohjelmistokehitystyötä valmisohjelmien lisäksi. Myös olemassa olevien avoimen lähdekoodin ratkaisujen, kuten Veteran’s Affairs, käyttöä olisi suosittava ja oma kehitystyö julkaistava avoimena lähdekoodina. Nykyisten järjestelmien alasajokin askeleittain olisi taloudellisempaa ja turvallisempaa kuin nykyisellä kertarysäys-mallilla.

Valmiin ja teknisesti osittain vanhentuneen valmistuotteen ostaminen ulkomailta ei edistä suomalaisten IT-alan yritysten ja osaajien kehittymistä kansainvälisessä kilpailussa eikä siten tuo alalle kaivattuja ja oikeanlaisia työpaikkoja, menestysyrityksiä tai menestystuotteita. Tällä savupiipputeollisuushenkisellä julkisella ostopolitiikalla emme luo pohjaa tuleville nokioille, angrybirdseille tai supercelleille.

Mikko Pöri, Helsingin kaupungin tietotekniikkajaoston jäsen
Juho Lindman, Helsingin kaupungin tietotekniikkajaoston varajäsen

Poliitikot hukkasivat kymmeniä miljoonia Apotti-hankkeessa

Anteeksi provokatiivinen otsikko, mutta tämä on riskinä juuri nyt kokoontuvassa sosiaali- ja terveyslautakunnassa. HUS:in hallitus päätti ottaa saman riskin jo eilen. Hyvä olisi jos Apotin hankintarenkaan jäsenet käyttäisivät omaa harkintaansa, miettisivät päätöksentekoprosessin meilekkyyttä eivätkä turhaan riskeeraisi veronmaksajien rahoja tai projektin onnistumista.

Apotin tarjouspyyntö eli vaatimusmäärittely ilmestyi viime viikolla ja nyt Apotin hankintarenkaan jäseniä eri kaupungeissa kiirehditään nopeaan ja siten liian riskikkääseen päätöksentekoon. Vaatimusmäärittely koostuu 49 dokumentista ja yli 2000 sivusta, joten materiaalin käsittely pelkästään poliitikkojen voimin on oikeastaan järjetöntä. Vaatimusmäärittelystä on jo tässä lyhyessä ajassa löytynyt useita virheitä. Todennäköisyys merkittäviin muihin virheisiin on siten korkea. Virheet nyt on halpa korjata, mutta tulevaisuudessa maksavat veronmaksajille moninkertaisesti.

Apottia on toki ”pyöritetty monia vuosia”, poliitikoilla varmasti on päätösväsymystä, mutta asioihin pitäisi silti jaksaa perehtyä rauhassa ja ajatuksella. Nyt meillä on ensimmäistä kertaa vaatimusmäärittely pöydällä. Se pitäisi kunnolla teknisesti ja toiminnallisesti arvioida eikä ottaa hätäilyn vuoksi riskiä merkittävästä myöhästymisestä ja kymmenien miljoonien lisälaskuista.

On väärin väittää muutaman viikon viivästyksen nyt vaatimusmäärittelyvaiheessa ”maksavan 10m€” tms.. Keskustelussa esitetty väite perustuu kahteen nykyiseen järjestelmään tehtäviin lain vaatimiin muutoksiin, joiden kummankin alustava kustannusarviohaarukka on selkeästi pienempi kuin esitetty väite. Lisäksi muutoksissa on kyse myös yleisestä tehostamisesta, joka ehtii hyvin maksaa itsensä takaisin ennen Apotin käyttöönottoa. On myös syytä olettaa, että HUS:n tietohallinto on tehtäviensä tasalla ja kykenee Apotin edetessä päivittämään tilannekuvaansa aikataulusta ja kohtuullisesti hallitsemaan nykyisten järjestelmien elinkaarta eli sopimuksia, ylläpitoa ja alasajoa siten, että vaikutus kustannuksiin ja toimintaan on kohtuullisesti hallinnassa. Lisäksi sote-lainsäädäntö tulee jatkuvasti tasaisin väliajoin muuttumaan, jolloin myös ohjelmistojen muuttamiseen tullaan samoin väliajoin käyttämään rahaa – ihan Apotin aikataulusta riippumatta. Huoli tältä osin on siis perusteeton.

Perusongelmana on, että hanketoimiston laajan ja monimutkaisen työn laatua ei varmisteta mitenkään. Monessa paljon pienemmässä julkisessa hankkeessa käytetään paljon enemmän vaivaa päätöksenteon laadun varmistamiseen. Järkevä ja riskit huomioiva soten jäsen jättää siis asian nyt pöydälle tai tekee palautuksen, jotta voidaan ostamalla hankkia riippumaton tekninen arvio työn laadusta, ostaa dokumenttien julkisen keskusteluttamisen ja arvioinnin fasilitointipalvelua ja vasta näiden kommenttien perusteella tekisi arvion onko vaatimusmäärittely hyvä, oikeellinen ja ettei siitä puutu mitään oleellista. Tällä hetkellä ja tiedolla ei ole riittävää varmuutta laadukkaan päätöksentekoen tueksi.

Jos pitää myöhemmin löytää joku hetki, jossa Apotti epäonnistui (myöhästyi, kustannukset räjähtivät käsiin, toiminnallisuudet ovat väärin, jne.) nimenomaan sen takia, että se on julkisen tekemä hankinta niin tämä on juuri se hetki.

Ja virheen ovat tekemässä poliitikot, eivät virkamiehet.

Miksi Apotti-keskustelu aina epäonnistuu?

Aika ajoin nousee sinänsä vilpittömiä yrityksiä vaikuttaa Apotti-hankkeeseen, kuten esimerkiksi:

”Toivomme, että vielä ei ole liian myöhäistä laittaa #ApottiUusiksi.”

No myöhäistä se kyllä valitettavasti nytkin taitaa olla, Apotin hankkeen periaatteista oli valtuustokäsittely vuoden 2012 lopulla. Vastaavassa vaiheessa Espoon valtuusto hallitsi hyvin riskejään ja tajusi jäädä hankkeesta pois.
Nykyisinkin (!) on hyvin epätodennäköistä saada Apottia muutettua paljoa mihinkään suuntaan. Käytännössä Helsinki olisi ainoa tahoa, joka voisi jonkinlaisen äkkijarrutuksen tehdä, mutta silloinkin non-techie poliitikoillamme olisi liian paljon puoliteknistä selitettävää muille kaupungeille, ja tätä pidän hyvin epätodennäköisenä.
Jos Helsingin päätä kuitenkin haluaa yrittää kääntää niin sote-lautakunnan ollessa formaali päätöksentekijä, pitäisi kuitenkin käytännössä kääntää kaupunginhallituksen pää. Sote-lautakunnalla ei yksinkertaisesti ole aikaa, asiantuntemusta tai poliittista selkänojaa tehdä mitään radikaalia saatika edes vaikuttaa Apottiin noin ylipäätään.
Lehdistön huono kunnallispolitiikan tuntemus
Apotti-kritiikin yksi pitkäaikaisista ongelmista niin kansalaisten kuin lehdistönkin kannalta on ollut ymmärryksen puute kunnallisen yhteishankkeen päätöksentekomallista. Olen omaan tuskastumiseeni asti nähnyt teknisesti hyviä artikkeleita ja avauksia Apotista (aina arvokasta ja hienoa toki!), joissa on kuvattu ongelma ja sitten (karrikoin) todettu: ”no, päättäjät, ottakaa opiksenne, korjatkaa asia ja älkääkä tehkö samoja virheitä uudestaan”.
Älkää missään tapauksessa ymmärtäkö väärin, minusta on erittäin hienoa ja tärkeää, että Apotista ollaan kiinnostuneita! Olen itse käynyt läpi keskivertaisen italialaisen oopperan  päähenkilöiden tunneskaalan raivosta rakkauteen ja itkusta epätoivoon sen takia miten vähän ja miten laaduttomasti näin suuresta hankkeesta on keskusteltu.

Mikään ei kuitenkaan muutu jollei painetta laiteta nimenomaan vastuullisille poliitikoille. Pitää tietää kuka päättää ja kuka voi vaikuttaa. Erityisesti lehdistö on ollut hyvin hampaaton ja kyvytön vastuupoliitikkojen löytämisessä.

Puuttuva avoimuus
Keskustelua olisi helpottanut julkisuus ja avoimuus, valitettavasti kaupunki ja Apotin hanketoimisto on valinnut toisen linjan. Esim. Twitterissä on turha hanketoimistolta mitään kysyä, koska heille se on väline kertoa jakaa pieniä tiedonhiukkasia. Ei käydä keskustelua kaupunkilaisten kanssa.
Apotin materiaalien, sekä erityisesti kootun vaatimusmäärittelyn, olisi pitänyt olla julkista. Salaamista on perusteltu sillä, että toimittajat olisivat joutuneet eriarvoiseen asemaan. En ymmärrä miten ihmeessä materiaalien julkistaminen netissä olisi tämän aiheuttanut.
Avoimuuden puutteesta keskusteltiin tietotekniikkajaostossa. Vastauksena saimme lakimiesten laatiman muistion, ehkä jonkinlaisena muistutuksena meille päätösvallattomille liiasta innostamme Apotin materiaalien suuntaan. Koska se ei ole luottamuksellinen niin näen oikeaksi jakaa sen tässä.
Kuka päätti, että Apotti tehdään näin?
En usko, että Apotin avoimuus on kiinnostanut kaupunginhallitusta tai sote-lautakuntaa, mutta toki heillä on aidosti tuhansia muitakin asioita pöydällä. On virkamiehiä, jotka eivät avoimuutta rakasta, mutta lopullinen vastuu on poliitikoilla.
Noin yleisesti voisi todeta Helsingin olevan kokoomusjohtoinen kaupunki, jossa Apottiin liittyen niin HUS:n hallituksen puheenjohtaja kuin molemmat hanketta hoitaneista apulaiskaupunginjohtajista ovat kokoomuslaisia.

Mutta ei pidä pelkästään kokoomuksen suuntaan osoitella sormella. Jos katsotte ko. valtuustokokouksen ja sittemmän päätöshistorian sote-lautakunnassa ja kaupunginhallituksessa niin ei kovinkaan monella muullakaan ihan 5/5 ole mennyt tämä it-poliitikan hoitaminen mennyt.

Apotin päätöksenteko siirrettävä tietotekniikkajaostolle

Parempaa päätöksentekoa
Apotti on enemmän tietojärjestelmä kuin sotejärjestelmä. Helsingin osalta Apotin päätökset tekee kuitenkin sote-lautakunta tai sen virastopäällikkö:


”Saimme juuri Apotin hanketoimistolta tiedon, että alla mainittu päätöksenteko Apotin välikarsinnasta siirtyy elokuulle. Uusi päätösaika on 11.8. Uusi aikataulu mahdollistaa samanaikaisen päätöksen Helsingissä, HUS:issa, Kauniaisissa ja Vantaalla.”


”Apotti-järjestelmähankinnan kevään neuvottelut on saatu päätökseen ja hankkeen ohjausryhmä (puheenjohtajana apulaiskaupunginjohtaja Laura Räty) on käsitellyt neuvottelujen tuloksen kokouksessaan keskiviikkona 18.6.2014. Ohjausryhmä päätti omalta osaltaan välikarsinnasta, eli siitä mitkä toimittajat valitaan jatkoon. Näille jatkoon valittaville lähetetään syksyn aikana lopullinen tarjouspyyntö. Tämä välikarsintapäätös tulee nyt jokaisen hankintaan osallistuvan tahon päätettäväksi. Helsingissä sosiaali- ja terveyslautakunta on 17.12.2013 (§423) delegoinut päätöksenteon virastopäällikölle.


Juha Jolkkonen tekee päätöksen ensi viikolla vs. virastopäällikkönä. Normaalin ottoharkintamenettelyn mukaisesti päätös tulee lautakunnan puheenjohtajan ottoharkintaan 1.7.2014.”


Poliitikkojen tehtävä ei ole toimia hanketoimistonkaan virkamiesten kumileimasimena, vaan haastaa ja arvioida tehtyjä valintoja. Tämä parantaa hankinnan laatua ja pienentää riskejä.


Sote-lautakunnan tietotekninen pätevyys on heikko. Lisäksi sote-lautakunnan haasteena on hyvin laaja ja monimutkainen tehtäväkenttä. Näistä syistä kohtuullisenkin kokoiset it-asiat jäävät lautakunnassa heikolle käsittelylle – puhumattakaan Apotin kokoisesta megahankkeesta. Vapaaehtoistyönä politiikkaa tekevillä on vain rajallinen määrä tunteja käytettävissä asioihin perehtymiseen. Lisäksi it-asiat ovat monella vahvimman osaamisalueen ulkopuolella.


Kaupungin kannattaisi siirtää Apotin päätöksenteko sote-lautakunnasta asiantuntevammalle elimelle eli tietotekniikkajaostoon. Jaoston, kuten myös lautakuntien, päätökset ovat luonnollisesti kaupunginhallituksen otto-oikeuden alaisia.


Poliitikoille enemmän it-osaamista ja -uskallusta
Poliitikot pelkäävät it-asioiden käsittelyä ja it-projektien ohjaamista, vaikka ne esimerkiksi fyysisen maailman rakennusprojekteja paremmin soveltuvat pätkittäviksi pienempiin osiin. Tällöin riskit ja kustannukset ovat paremmin hallinnassa ja vaatimukset toteutuvat varmemmin.


Poliitikkojen toivoisi näkevän hieman vaivaa ja lukevan edes yhden ohjelmistoja koskevan yleisteoksen, kuten esimerkiksi Ian Sommervillen “Software Engineering” (löytyy esim.) tai muutoin perehtyvän aiheeseen. Yliopistojen kurssit tarjoavat ilmaista ja avointa materiaalia ja opetusta. Kannattaa tutustua esimerkiksi Helsingin Yliopiston Tietojenkäsittelylaitoksen Ohjelmistojärjestelmien erikoistumislinjan kursseihin.


Apotti ei lähtenyt liikkeelle onnellisten tähtien alla
Jälkikäteen viisasteltuna Apotti meni liian suurena hankkeena liian helposti läpi poliittisen päätöksenteon. Tämä kritiikki koskee yhtäläisesti kaikkia puolueita. Valtuuston  Apotista käymä keskustelu kuvaa hyvin muutamien valtuutettujen sinänsä arvokasta yritystä ottaa hanketta haltuun tuoden joitain riskejäkin esiin, mutta osoittaa valtuuston yleisen kyvyttömyyden päättää tämänkokoisesta it-hankkeesta ja suhteuttaa sen eri tasoisia riskejä ja ulottuvuuksia.




Perusteellinen poliittinen seuranta?
Hyvä olisi arvioida kuinka hankkeen seurannan ja ohjauksen nykyiset prosessit toteuttavat valtuuston hyväksymää pontta:

“Hyväksyessään asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankintamenettelyn kaupunginvaltuusto kehottaa sosiaali- ja terveyslautakuntaa selvittämään, miten hankkeen perusteellinen seuranta järjestetään Helsingin sisäisesti.”.

Jo edellä mainituista syistä ei voida puhua laadukkaasta tai perusteellisesta seurannasta.

Kahdella miljoonalla sähköistä toimeentulotukea, kiitos.

Tietotekniikkajaosto kokoontui ja asialistalla oli toimeentulotuen sähköinen asiointijärjestelmä ja jaoston syksyn työsuunnitelma.

Toimeentulotukijärjestelmä on tyypillinen toimittajaloukko, mutta asialle on vähän tehtävissä nykyjärjestelmässä. Toimeentulotuen siirto Kelalle tulee olemaan seuraava merkittävä muutos järjestelmässä, ja toivoa sopii sen tapahtuvan aikataulussa, vaikka myöhästymiseen on kaupungin syytä varautua.

Nostin esiin alunperin Anu Jäppisen huomioimat Sosiaalialan tietoteknologia -hankkeen tulokset (prosessitasianhallintaasiakastietomääritykset), yhteensopivuuden KanSan kanssa ja aidosti edustavien asiakkaiden huomioisen suunnittelussa alusta alkaen.

Tietotekniikkajaoston työsuunnitelmassa toivoin tiedonkulun kehittämistä kahdella tavalla.

Ensinnäkin olisi hyvä tiedottaa jaostoa nykyistä aktiivisemmin merkittävimmistä kaupungissa tapahtuvista it-asioista (uusia järjestelmiä otetaan käyttöön, valitaan, seminaareja, tilaisuuksia, sopimuksia allekirjoitetaan jne.). Tuntuu että monista merkittävistä asioista kuulee aina toista kautta.

Toinen tarvittava tieto on jaostoihin, lautakuntiin, kaupunginghallitukseen ja -valtuustoon tulevat it-asiat jaoston jäsenten tietoon mahdollisuuksien mukaan ennakoivastikin, mutta minimissään silloin kuin esityslistat ilmestyvät julkisuuteen.

Vaikka sähköinen työkalu olisi hieno asia saadaan nämä aikaan myös manuaalisena työnä ja viikottaisena sähköpostina.

Ainiin, lisäksi toivoin tutustumista Forum Viriumin toimintaan.